Imagine uma clínica de fisioterapia onde pacientes aguardam meses por atendimento, equipes estão sobrecarregadas e projetos de reabilitação ficam parados por falta de organização.
Esse cenário é mais comum do que parece e é aqui que o Kanban entra como uma solução ágil e visual, adaptável até para quem nunca ouviu falar em metodologias ágeis.
Neste artigo, você vai aprender como aplicar essa ferramenta na gestão de projetos de fisioterapia, desde a organização de atendimentos até a coordenação de equipes multidisciplinares.
O que é kanban e gestão ágil? Como surgiu?
O Kanban é um método visual de gestão de tarefas que utiliza cartões (ou cards) em um quadro dividido em colunas como "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído".
Originalmente criado pela Toyota nos anos 1940, o Kanban foi reinventado para o mundo digital e hoje é usado por empresas como Spotify para otimizar fluxos de trabalho.
Na década de 2000, o Kanban foi adaptado para o gerenciamento de projetos de software e, mais tarde, popularizado em áreas como saúde e educação.
Já a gestão ágil é uma abordagem que prioriza flexibilidade, colaboração e entrega contínua de valor, em contraposição aos métodos tradicionais engessados. Na fisioterapia, isso significa adaptar-se rapidamente a mudanças, como ajustar planos de tratamento conforme a evolução do paciente, por exemplo
Como usar kanban na gestão ágil de projetos?
Para implementar o Kanban em projetos de fisioterapia, siga estes passos:
- Crie um quadro visual: use um quadro físico, como um quadro branco com post-its, ou um quadro digital em ferramentas como Trello ou Asana;
- Defina os cartões: cada cartão no quadro representa uma tarefa específica, como "Plano de Reabilitação para Paciente X";
- Limite o trabalho em progresso (WIP): estabeleça um limite para o número de pacientes em tratamento simultâneo por fisioterapeuta. Por exemplo, máximo de 5 pacientes em tratamento ao mesmo tempo;
- Priorize e mova os cartões: atualize o quadro diariamente em reuniões rápidas (daily meetings), priorizando e movendo os cartões conforme o progresso das tarefas.
As vantagens em usar Kanban são diversas. A transparência é um dos principais benefícios, pois permite que todos vejam o status das tarefas, evitando gargalos.
Além disso, a redução de estresse é significativa, já que limitar o trabalho em progresso (WIP) previne a sobrecarga da equipe.
Outro ponto positivo é a flexibilidade, uma vez que as prioridades podem ser ajustadas sem burocracia. Nesse sentido, o foco na entrega contínua também é um diferencial, garantindo que os pacientes não fiquem "parados" no processo.
De acordo com um estudo sobre a metodologia ágil, ela pode acelerar em até 50% o tempo para colocar um produto no mercado e aumentar em 25% a produtividade de uma equipe.
Principais ferramentas de kanban para gestão de projetos
O Trello é uma ferramenta ideal para iniciantes devido à sua interface intuitiva e gratuita, tornando o gerenciamento de tarefas acessível a todos. Uma dica valiosa para o uso do Trello é utilizar a função "Etiquetas" para categorizar pacientes por tipo de lesão, facilitando a organização e priorização dos casos.
O Asana é outra excelente opção, pois permite vincular arquivos, como laudos médicos, diretamente aos cards. Isso facilita o acesso rápido e centralizado às informações importantes sobre cada paciente, tornando o processo de tratamento mais eficiente e organizado.
Já o Monday.com oferece templates prontos para clínicas de saúde, o que pode economizar tempo e proporcionar uma estrutura inicial sólida para o gerenciamento de projetos e tarefas. Essa plataforma é altamente personalizável, permitindo que as clínicas adaptem os templates às suas necessidades específicas.
O Jira é uma ferramenta recomendada para equipes maiores, pois oferece um rastreamento detalhado de métricas. Com suas funcionalidades avançadas, o Jira permite monitorar o progresso dos projetos, identificar possíveis gargalos e melhorar a eficiência geral da equipe.
Por fim, o Microsoft Planner é integrado ao Pacote Office, o que o torna uma opção conveniente para quem já utiliza o Microsoft Teams e outros aplicativos do Office. A integração facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, além de permitir o gerenciamento de tarefas de forma coesa e organizada.
Essas ferramentas oferecem diversas vantagens e funcionalidades que podem ser aproveitadas para otimizar o gerenciamento de projetos em diferentes contextos.
Métricas e indicadores de desempenho em kanban
O Cycle Time refere-se ao tempo médio necessário para concluir uma tarefa específica. Por exemplo, pode levar em média 7 dias para finalizar um plano de tratamento.
Já o Throughput mede o número de tarefas concluídas por semana; um exemplo disso seria finalizar 20 altas por mês.
Por fim, o Lead Time é o tempo total desde a demanda inicial até a entrega do serviço.
Por exemplo, podem ser necessários 15 dias desde a primeira consulta de um paciente até o início efetivo do tratamento. Essas métricas são fundamentais para avaliar e otimizar o desempenho dos processos em um ambiente, garantindo que os pacientes recebam atendimento eficiente e de alta qualidade.
Leia mais: Muito além de um quadro de tarefas: quando usar e quando não usar o Kanban
Como se especializar em gerenciamento ágil de projetos?
O kanban não é só para startups, é uma ferramenta poderosa para você que quer otimizar atendimentos, reduzir estresse da equipe e entregar resultados mensuráveis.
Comece com um quadro simples, experimente ferramentas gratuitas como o Trello e, aos poucos, incorpore métricas para refinar seus processos.
Para se tornar um expert, invista em uma pós-graduação EAD em Gestão Ágil e certifique-se em metodologias reconhecidas. Assim, você estará preparado para liderar a transformação ágil em seus projetos!
